Produktivität

Frohes Neues! Ich hoffe, du bist gut ins neue Jahr gekommen?

2020 gibt uns wieder die Chance, unsere Leistungen vom Vorjahr zu toppen! Gerade wenn Neulinge in die Welt der Selbständigen eintauchen, kann es sehr gut passieren, dass das Zeitmanagement nicht gerade rund läuft. Auch wenn du bis jetzt als Vollzeitangestellte/r prima deine Aufgaben im Überblick hattest, so ist das als Selbständiger ein ganz anderes Level. Denn du musst selbst an alles denken, nicht nur an deine Aufgaben.

Bei mir war es so, dass ich sehr gut klarkam, als ich noch Vollzeit gearbeitet habe. Ich hatte meine Bereiche und musste mich nur um diese kümmern. Als ich letztes Jahr in die Selbständigkeit gewechselt bin, kam ich eine ganze Zeit lang nicht mehr klar. Meine Aufgaben nahmen irgendwie kein Ende.

Es standen an:

• Sozialversicherungstechnische Fragen klären
• Aufträge suchen
• Bestehende Aufträge gemäß Deadline erledigen
• Neue Produkte erarbeiten
• Zeichnungen anfertigen
• Zeichnungen digitalisieren
• Social Media Kanäle bedienen und pflegen
• Marketing betreiben
• Buchhaltung
• Vertrieb
• Usw

Es ist ein ganz schöner Haufen an Arbeit. Denn du bist ja alles zusammen: Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, Social Media Manager und und und. Du kannst keine Produkte entwerfen und das Marketing links liegen lassen, denn so weiß niemand von den tollen Sachen, die du gemacht hast.

Ich brauchte also eine Software, die möglichst kostenlos war, die mir das Arbeiten mit Fälligkeiten erlaubte und mit der ich notfalls auch im Team arbeiten konnte.

Produktivität steigern – Viele Apps ausgetestet

OneNote

Als nächstes habe ich OneNote ausprobiert. Genau wie Excel ist auch OneNote ein Produkt von Microsoft. Es ist ein digitales Notizbuch. Die Seiten, die du dort anlegst, stellen die Seiten eines typischen Notizbuches dar. Du kannst dort ganz schnell und einfach Ideen, Inspirationen und Notizen festhalten. Bilder kannst du beispielsweise einfach reinziehen. Kleine To Do Listen kannst du mit Hilfe von ankreuzbaren Kästen ebenfalls erstellen. Aber auch hier fehlte mir leider die Funktion einer Fälligkeit.

Trotz allem ist OneNote ein klasse Tool, um Ideen und Notizen schnell und unkompliziert festzuhalten. Deine Inhalte kannst du auch mit jemanden teilen. Für Teamwork ist das eine sehr gute Funktion.

Excel

Zuerst habe ich angefangen, Excel zu nutzen. Alle Aufgaben schön säuberlich aufgeschrieben. Eine erledigte Aufgabe wollte ich einfach farblich markieren. Bald aber stieß ich auf die Grenzen. Ich wollte gerne mit Fälligkeiten arbeiten, aber das habe ich mit Excel nicht geschafft.

Diverse Online Projektmanagement Systeme

Online gibt es haufenweise Projektmanagement Systeme. Doch hast du meistens in der Basic Version nicht die Funktionen, die du dringend brauchst. Die gibt es natürlich nur in der Pro Version.

Einige habe ich getestet, aber mit keinem war ich richtig zufrieden. Es war teilweise zu mühselig, die Programme zu benutzen. Der Grund dafür war die nicht vorhandene Nutzerfreundlichkeit.

Perfekte Lösung, die auch noch kostenlos ist

Nach langer Suche habe ich letztendlich das Programm gefunden, das für meine Zwecke perfekt ist. Ohne dieses Programm bin ich aufgeschmissen.

Es ist die To Do App von Microsoft (zu finden im App Store des Anbieters).

Warum gerade diese App? Ganz einfach:

• Sie ist auf das Wesentliche beschränkt
• Fälligkeiten können angegeben werden
• Es ist bedienerfreundlich
• Arbeitest du im Team, kannst du die Aufgaben Liste teilen und Aufgaben einem Teammitglied zuweisen
• Anhänge sind möglich
• Notizen können gemacht werden
• Die Aufgabe kann in Teilaufgaben zerlegt werden
• Erinnerungen können eingestellt werden
• Es ist kostenlos

Die To Do Liste ist einfach nur super. Seit ich es habe, ist meine Produktivität enorm gestiegen und ich habe stets eine genaue Übersicht über alle anstehenden Aufgaben, egal ob mit oder ohne Fälligkeit.

To Do Liste von Microsoft – Installations Guide

Schritt 1: Falls du noch kein Account bei Microsoft hast, solltest du ihn dir zulegen. Jeder Selbständige sollte es haben, allein schon, um das Office Paket von Microsoft zu nutzen (Excel, Word, PowerPoint sind immer ein Muss).

Schritt 2: Lade dir im App Sore von Microsoft die To Do App herunter

Schritt 3: Du musst dich mit deinem Microsoft Account anmelden

Projekt Produktivität steigern kann nun endlich losgehen!

Listen

Du kannst dir deine Aufgaben in Kategorien unterteilen. So hast du eine übersichtliche Organisation und vermischst nicht deine Aufgaben.

Auf der rechten Seite ganz unten kannst du dir solche Listen erstellen. Du könntest eine Liste nach Kunden machen: Liste 1 ist Kunde A, Liste 2 ist Kunde B, Liste 3 ist Kunde C…

Ebenso gut kannst du auch Listen für Haushalt, Beruf etc anlegen. Das kommt ganz auf dich an.

Optimal die Produktivität steigern: Listen können mit einem anderen geteilt werden.

Aufgaben anlegen

Es ist relativ simpel, eine neue Aufgabe anzulegen. Unten siehst du eine leicht transparente Leiste mit dem Titel „Aufgabe hinzufügen“. Tipp einfach deine Aufgabe ein. Jetzt hast du die Möglichkeit, diverse Einstellungen vorzunehmen:

• Liste: du führst unterschiedliche Listen? Ordne sie hier einfach zu
• Fälligkeit: Du hast eine Deadline? Gib sie hiermit ein
• Erinnerung: du kannst dir Erinnerungen einstellen, dass du beispielsweise 5 Tage vor Deadline eine Erinnerung erhältst
• Turnus: wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die regelmäßig wiederkommt, kannst du das hier ebenfalls einstellen

Deine Aufgaben erscheinen nun unter“ Aufgaben und Geplant“. Unter „Geplant“ sind die Aufgaben unterteilt nach Tagen. So kannst du immer sehen, welche Aufgaben du am Tag X zu erledigen hast

Produktivität steigern und im Team arbeiten

Die To Do Liste eignet sich auch sehr gut im Team. Du kannst wie bereits erwähnt eine Liste mit jemanden teilen. Der hat Einblick auf diese und kann sie auch bearbeiten. Bei einer Liste mit mehreren Personen hast du die Möglichkeit, Aufgaben bestimmten Personen zuzuweisen. Dann erscheint dessen Profilbild in der Aufgabe. Wenn dir Aufgaben zugewiesen werden, kannst du sie ganz einfach unter „Ihnen zugewiesen“ einsehen. Praktisch ist das vor allem, wenn du in einer To Do App mit mehreren unterschiedlichen Teams arbeitest.

Mein Tag

Diese Funktion habe ich eine lange Zeit gar nicht genutzt. Denn alle Aufgaben konnte ich doch schon unter den anderen Punkten sehen.

Wächst der Aufgabenberg aber, ist es ratsam, dass du dir mit „Mein Tag“ eine individuelle Liste zusammenstellst. Diese kann alle Aufgaben beinhalten: von geplant, ungeplant, Liste A oder Z. Damit stellst du dir eine ganz persönliche To Do Liste.

Ich nutze sie immer, um morgens alle Aufgaben zu markieren, die ich dringend am selben Tag erledigen muss.

Dafür gibt es doch die Kategorie „Geplant“, denkst du jetzt. Ja, du hast Recht, aber wie so oft im Beruf musst du bei einigen Aufgaben auf Rückmeldung warten, bevor du sie abhaken kannst. Dann stehen diese dort und zerschmettern deine Übersicht. Solche Aufgaben lasse ich mit der Fälligkeit drin, damit ich weiß, wann sie hätte fertig sein müssen und wann ich die Rückmeldung vom Kunden erhalten habe.

Produktivität steigern geht ganz einfach.

Für wen ist diese App geeignet?

Für Selbständige mit einem übersichtlichen Pool an Aufgaben ist diese App Top. Ich nutze sie für meine Projekte und Arbeiten als Künstlerin und nutze sie obendrein noch als Inhaberin einer Kreativagentur. Bisher haben weder ich noch mein Geschäftspartner ein Problem gehabt.

Ich kann mir vorstellen, dass ein Team mit mehr als 5 Personen schon ihre Schwierigkeiten haben werden. Aber auch hier denke ich, dass es funktionieren kann, solange alle sich an bestimmte Spielregeln halten.

So die Produktivität steigern ist gar nicht schwer.

Fazit Produktivität steigern

Dass ich meine Produktivität mit einer einfachen To Do Liste so enorm gesteigert habe, hat mich richtig begeistert. Seit ich sie nutze, habe ich viel mehr Arbeiten schaffen können. Die To Do Liste von Microsoft kann ich jedem sehr ans Herz legen. Sie ist einfach zu bedienen, hat zahlreiche nützliche Funktionen und ist obendrein auch noch kostenlos.

Wie hältst du deine Produktivität aufrecht?