Wichtiger Hinweis vorab
Ich möchte hier nur aufzeigen, wie auch Nicht Buchhalter ihre Buchführung erledigen können. Dieser Beitrag ersetzt auf keinen Fall eine steuerrechtliche Beratung. Ich möchte dir meine Erfahrungswerte aus meiner eigenen Selbstständigkeit teilen und zeigen, wie ich es handhabe.
Das Thema Buchführung für Selbstständige geht nur auf die wichtigsten grundsätzlichen Fakten ein. Das Thema sprengt sonst den üblichen Rahmen.
Wie erfolgreich ist dein Unternehmen?
Auf diese Frage gibt es häufig die Antwort: Richtig gut, ich habe sehr viel Umsatz.
Umsatz bedeutet, dass du etwas erfolgreich verkauft hast. Das ist schon mal super. Allerdings sagt der Umsatz nichts über den Erfolg deines Unternehmens aus. Denn die Kosten, die du einsetzen musstest, um den Verkauf zu realisieren, müssen ebenfalls in die Berechnung fließen.
Ich möchte hier nicht allzu mathematisch werden oder dir mit buchhalterischen Begriffen kommen. Daher ein einfaches Beispiel:
Du hast dich selbstständig gemacht und verkaufst ein Produkt. Um dieses Produkt anzufertigen sind Kosten entstanden (Materialkosten, Strom etc.). Der Preis, zu dem du das Produkt verkaufst, nennt sich Umsatz. Wenn du den Verkaufspreis nimmst und davon all deine Kosten abziehst, ist das dein Ergebnis.
Ist das Ergebnis im Minus, hast du Verlust gemacht. Analog dazu bedeutet ein positives Ergebnis ein Gewinn. Im Endeffekt zählt also nicht, wieviel Umsatz du machst, sondern was unterm Strich übrig bleibt.
Warum ist eine ordentliche Buchführung für Selbstständige so wichtig?
Eine gewissenhafte und ordentliche Buchführung für Selbstständige ist aus vielerlei Gründen immens wichtig:
Unternehmenserfolg: Was könnte den Erfolg des Unternehmens besser zum Ausdruck bringen als Zahlen? Zahlenwerte sind messbare Kriterien, die auch zum Vergleich geeignet sind (z.B. um dich mit anderen Selbstständigen vergleichen zu können).
Auch für dich ist eine saubere Buchführung von Nutzen. Denn positive Zahlen geben dir einen richtigen Motivationsschub. Wenn du rote Zahlen schreibst, kannst du rechtzeitig reagieren und nach der Ursache suchen.
Finanzamt: Papa Staat hält gerne die Hand auf, wenn es um Steuern geht. Alles, was du verdienst, musst du versteuern. Wenn du keine Buchführung für Selbstständige führst, geht das Finanzamt gerne hin und schätzt dich. Das hat immer fatale Folgen. Denn die Schätzung deines Unternehmens fällt immer hoch aus.
Nehmen wir an, du hast einen Gewinn von 1.000 € gemacht. Mit einer Buchführung wird das Finanzamt auf Grundlage dieses Wertes deine Steuern berechnen. Lieferst du keine Zahlen, kann das Finanzamt deinen fiktiven „Gewinn“ auf 5.000 € schätzen.
Das ist kein Scherz, sondern wird so praktiziert. Ich habe jemandem geholfen, dem genau dieser Fall widerfahren ist. Das Finanzamt hat uns die Möglichkeit gegeben, die Buchführung nachträglich zu liefern und das habe ich dann auch zügig erledigt. Dadurch konnte viel Steuern eingespart werden.
Einnahmenüberschussrechnung für Selbstständige
Die meisten Existenzgründer fangen klein an und bereiten ihre Zahlen in einer einfachen Rechnung auf. Dies nennt sich Einnahmenüberschussrechnung (kurz EÜR).
Hier geht es nur darum, dass du all deine Kosten (auch „Aufwand“ genannt) und all deine Einnahmen aufschreibst. Ziehst du das eine vom anderen ab, hast du dein Unternehmensergebnis.
Wenn du willst, kannst du einfach eine Excel Liste führen. Deine Unterlagen müssen nur so aufbereitet sein, dass es für einen Fremden (beispielsweise Finanzamt) leicht zu verstehen und nachvollziehbar ist. Aber auch für dich selbst solltest du gewissenhaft arbeiten. Es werden immer Momente kommen, bei denen du etwas nachschauen muss, z.B. wie teuer die Materialkosten für Produkt X waren.
Mit gewissenhaft geführten Einnahmenüberschussrechnung für Selbstständige legst du eine solide Grundlage für dein Unternehmen (Unternehmenserfolg, Handelskalkulation etc.) und das Finanzamt.
Fazit Buchführung für Selbstständige Teil 1
Um dein Unternehmen nachhaltig und längerfristig zum Erfolg zu führen, kommst du nicht an einer Buchführung vorbei. Ich habe im ersten Teil alle wichtigen Gründe und Vorteile aufgelistet, die ich seit meiner Selbstständigkeit in 2019 selbst erfahren habe.
Im nächsten Teil der Artikelreihe werde ich dann expliziter auf Buchhaltungssoftware für Einnahmenüberschussrechnung eingehen und dir sagen, welche ich nutze und warum.
